搬遷辦公室需要更仔細的計劃流程。進行邏輯思考，並列出所有要執行的步驟。成功的辦公室搬遷需要適量的人員，每個人都必須負責確切的任務清單。
在遷移的每個階段管理這些人及其進度。每當您需要專業人士在設計，長期存儲，搬遷和搬遷，房地產管理等領域的建議或服務時，都不會花費任何費用。
在這種情況下可能會成為“萬事通”的職位，並且會對辦公室搬遷過程產生不利影響，如果您的辦公室搬遷經理不能獨自處理所有任務，則可以更好地投資於僱用專業人員。
辦公室搬遷計劃指南–如何計劃辦公室搬遷
專業設計的辦公室搬遷規劃指南包含對公司搬遷動機的詳盡解釋。
在計劃辦公室搬遷時，請首先從最重要的內容開始：
確定移動辦公室的動機。
在計劃辦公室搬遷時，您的第一步應該是明確表達您為何需要搬遷的立場。與業務相關的任何人都希望對為什麼不能避免辦公室搬家以及辦公室搬家的利弊有一個合理的解釋。這些是更改辦公樓地址的一些最常見的原因：
- 尋找新人才更加容易。年輕人口集中在大城市，那裡的工作和教育機會比人口少的地區要多得多。
- 新地址更接近您的目標受眾。大多數企業希望其客戶和業務合作夥伴能夠輕鬆訪問。
- 更多業務增長選擇移動辦公室也有可能擴展您的業務。在擁有大量知名企業的地區開展業務也將引起您公司的廣泛關注。企業家和投資者將與您聯繫，為互惠互利的工作提供新穎的想法和計劃。
- 較低的租金公司很少購買用作辦公室的建築物。出租房屋是一種常見的做法。
令人沮喪的是，租賃建築物的所有者傾向於每年提高租金價格。當房東注意到租用房屋的企業繁榮時，他們傾向於提高租金。
搬遷辦公室是通過租用新建築物或購買地方來減少每月租金高得驚人的支出的方法之一。
分配辦公室搬遷協調員
在辦公室分配一個人，由他全權負責辦公室搬遷期間的主要任務。如果有辦公室經理，他們是最適合這份工作的人。
建立一支強大的搬運和包裝團隊
建立一個辦公室移動項目管理團隊，該團隊將創建，優化和跟踪一流的辦公室移動計劃的進度。
整個團隊將由辦公室搬遷協調員管理，他們將對流程進行所有必要的更改，並在需要時採取其他措施。
為每個成員分配最適合其個性的特定職責。
為重要的Office Move事件創建日曆
找出辦公室搬遷的所有關鍵日期。在數字日曆上將這些事件標記為重要事件，並向所有相關方發送通知。以下任何操作都是此類關鍵步驟的示例：
- 在當前地址的租賃終止。
- 準備所有辦公用品以供運輸。
- 清空個人物品的建築物。
- 與新房東簽訂租賃合同。
- 設定辦公室搬遷的最後日期
可以在日曆中隨意分配對您的業務重新安置似乎很重要的其他任務。
估計您的辦公室搬家費用
如果您不知道從哪裡開始，我們將為您提供轉移成本的完美指南。我們建議您先閱讀它，然後從您的業務角度審閱所有類型的費用。
這將極大地幫助您計算辦公室搬遷之前，期間和之後的所有費用的大致比例。
製作所有任務的工作表並委託他們
您可以藉助Google工作表更有效地跟踪辦公室搬遷計劃中的任務。它比任何類似的應用程序和工具提供更多的好處：
- 這是一項云服務，任何人都可以從任何地方訪問它
- 提供大量功能，編輯選項以及查看和編輯文檔的限制。
- 人們可以輕鬆地共享文檔，對其進行倍增以及添加註釋，共享該工作表的任何人都可以看到。
- 它具有移動友好性，可隨時隨地使用。
- 您甚至可以脫機使用它，然後將更改應用於雲上的主文檔。
預訂值得信賴的搬家公司
儘管他們沒有足夠的資源來有效地完成辦公室搬遷工作，但仍有許多陰暗的移動公司會同意向您出售其服務。
這樣的公司通常會給您留下糟糕的服務經驗，而退還您的錢始終是一項繁瑣的任務。
為避免這種情況，請對所有成立的搬家公司進行很好的研究。我們為您提供了一些技巧，可以幫助您將信譽良好的搬家公司與提供較差服務的公司區分開來：
- 針對擁有精心設計網站的公司。在這裡，您可以找到所需的所有信息。
- 搜索已經在該領域運營了至少幾年的企業。剛成立的企業很可能缺乏訓練有素的員工和經驗，無法根據您的需要完成工作。
- 查看評論以選擇您要選擇的公司。某些平台會提供垃圾評論，因此應避免使用。在大多數評論是有機評論的情況下，Google的列表提供了很高的信任度。
- 要求保險如果搬家公司不能為您的辦公用品提供保險，則應不惜一切代價避免購買保險。您必須保證，如果有任何損壞或損壞，您的企業將得到相應的補償。
- 討論包裝過程專業的搬家公司不介意您進行包裝。它可能只影響保險的條款和條件，但這將由辦公室搬遷項目經理和搬家公司的代表協商確定。
- 固定報價信譽良好的清除服務提供的價格將為您想要與他們一起預訂的清除服務提供確切的價格。
充分利用您的Office移動通信計劃
正式將辦公室搬遷給所有與之相關的人。員工先行，向公司中的每個人發送通知。遵循我們在本文前面列出的提示，其中詳細描述了辦公室搬遷公告。
使用您可能會收到的所有常見問題解答製作Google表單。與任何人共享，處理反饋併申請採取所有必要的措施，以確保每個人都了解辦公室搬遷流程。
與公司員工進行面談接觸的會議。有些人可能會發現這是一種更合適的方式，可以分享他們對辦公室搬遷過程的反饋，關注和想法。
規劃辦公室的新室內設計
辦公室搬遷與改變室內設計齊頭並進。裝修可能會為企業帶來巨大的收益。
在規劃辦公樓的新設計時，請牢記以下幾點：
- 您打算成長嗎？如果答案是肯定的，那麼您應該創建更多的可用空間。
- 您想在辦公室的每個區域做什麼？
- 您如何看待新的工作空間？您要包括的任何其他功能也會影響室內設計計劃。
- 仔細討論家具擺設。操作要求和空間是該步驟中的關鍵步驟
- 精確測量新辦公室的規模
- 聯繫專業室內設計師，為新辦公室制定計劃。
討論IT硬件和軟件變更
辦公室搬遷後，請與您的IT部門聯繫，並在新地址上討論IT設備的更改。考慮以下事情：
- 您會購買/出售辦公設備嗎？
- 您當前的硬件是否需要任何過度維護？
- 您使用的任何軟件都鏈接到辦公室的實際地址嗎？如果是這樣，應該進行更改。
- 如果辦公室員工需要任何其他IT設備，請進行調查。如果他們願意，請考慮是否可以將其放入辦公室搬遷預算中，併購買他們所需的東西。
- 討論過時的文件和舊文件是否可以銷毀，而不是轉移到新辦公室。
- 與搬家的公司聯繫，如果他們能夠搬遷IT硬件，尤其是服務器。
採取所有必要的措施以避免數據丟失。這是IT硬件重新安置期間最常見的錯誤之一，也可能對公司的財務產生負面影響。
尋找一個合適的地方
當您研究倫敦最便宜的地區以出租和搬遷時，請選擇幾個合適的地址並與管理層討論。當他們批准其中的一些時，將您的選擇通知員工，看看是否會有人很難到達新的辦公大樓。
如果只有少數員工覺得新地方不方便，則可以為他們討論個人補償。以下任何一項看起來都是合理的補償：
- 運輸/燃料的額外收入
- 免費的公共交通牌照
- 該地區住宿的優惠價格
- 從原位工作等
- 不要忘記與公司的利益相關者討論新的地址。如果在此問題上沒有統一立場，董事會成員可能會決定投票。
如果公司中沒有人在房地產市場有足夠的經驗，請僱用經紀人。這將為您的公司帶來額外的成本，但從長遠來看，肯定會證明是一項投資。如果經紀人設法以優惠的價格獲得您所需要的東西，而又不會為這項工作收取太多費用，那麼與將這項任務留給辦公室搬遷經理相比，使用經紀人的服務是一個更明智的決定。
確定預算
精確規劃您的辦公室搬遷預算。不要為錯誤留任何餘地，否則，這可能會在人力資源，財務和時間方面花費很多。公司內部的辦公室移動通信對正確計算成本有很大的影響。
研究所有可能影響您的搬家成本的事物，並與所有有共同點的員工進行交談。這些是確定辦公室搬遷預算時要考慮的一些主要因素：
- 運送物資的費用。
- 搬運服務費。
- 清除保險費用。
- 營業中斷期間的財務損失。
這是從開始辦公室移動到完全完成辦公室移動的時間段。任何公司都應仔細評估停機期間移動所造成的後果。
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